[!INFO] 책 정보

저자: 저자/박경수

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출판사: 출판사/더난출판사

발행일: -

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완독일: 2020-04-01 20:53:25

보고서의 신

[비즈니스 프레임워크 도감](비즈니스 프레임워크 도감) 파워포인트 시간관리스킬 [10초만에 이기는 보고서](10초만에 이기는 보고서) [메모 습관의 힘](메모 습관의 힘) [보고서의 법칙-일주일 내로 보고서를 써야하는 당신](보고서의 법칙-일주일 내로 보고서를 써야하는 당신) [보고서의 신](보고서의 신)

내용

잘못된 보고서의 유형을 6가지로 정리해보면 근거불확실형, 방향상실형, 횡설수설형, 실행부족형, 그림퍼즐형, 기본기부족형 정도로 분류할 수 있다. 자신이 의도했든 의도치 않았든 우리는 흔히 이 6가지 유형으로 보고서를 쓰곤 한다

보고서 작성의 5가지 기본 요소

선 쓰는 사람(보고서 작성자)과 읽는 사람(보고서 지시자)

-주제와 그 주제에 대한 대답 -읽는 사람의 기대반응

질문을 통해 알고자 하는 바를 구체화하여 상사가 어디에 관심이 있고 어떤 대답을 듣기를 원하는지 알아야 한다.

주제와 대답

보고서를 작성하는 사람과 보고서를 보는 사람의 가장 큰 차이는 ‘관점’이다

쓰는 사람과 읽는 사람

보고서 작성자는 대개 자신이 실무를 하기 때문에 실무자 관점에서 보고서를 작성한다.

하지만 보고서를 보는 사람은 전사 혹은 CEO 관점에서 보고서를 검토한다. 그렇기 때문에 이런 차이를 극복하지 못하면 보고서 작성자와 지시자 모두 스트레스를 받는다

보고서를 보는 사람은 이를 통해 얻고자 하는 바가 분명 존재한다
보고서의 기대반응은 크게 ‘이해’, ‘피드백’, ‘행동’ 등으로 구분된다.
읽는 사람은, 현황을 알고싶고,그에 대한 원인과 , 그것의 해결/방안 을 원한다
프로세스를 머릿속에 떠올려라 “무작정 작성하려고 하지 말고, 어떻게 쓸 것인지를 먼저 생각하라!”

다음과 같은 것들을 먼저 생각해야 한다.

● 이 보고서를 왜 작성하는 걸까? ● 이 보고서를 통해 얻고자 하는 것이 무엇일까? ● 보고서의 전체적인 목차나 구성은 어떻게 해야 할까? ● 궁극적으로 어떤 결론을 이끌어내야 할까?

보고서 작성은 크게

생각하기(Thinking), 프레임 설정하기(Framing), 작성하기(Writing), 전달하기(Delivering) 순으로 이루어진다.

생각하기

가장 먼저 왜 이 보고서를 내가 작성해야 하는지를 생각해야 한

첫 단계로서 ‘왜’라는 질문으로 시작된다.

‘왜’가 해결되면 이제는 예상되는 답을 설정하고 자료를 수집하여 논리적 사고에 기반을 두고 자신의 생각을 구체화해야 한다.

프레임 설정하기

앞선 단계에서 생각한 ‘왜’라는 것을 기반으로 보고서의 전체적인 스토리를 작성한다

흔히 말하는 ‘스토리라인’을 설정하는 것이다.

작성하기

‘One Slide, One Message’,

전달하기

① 생각하기 ‘왜’ 이 보고서를 작성해야 하는지 스스로에게 물어보라. ② 프레임 설정하기 ‘스토리’를 기반으로 보고서의 틀을 만들어라. ③ 작성하기 ‘핵심 메시지’를 중심으로 보고서를 ‘가시화’하라. ④ 전달하기 ‘상사’가 듣고 싶어 하는 것에 중점을 둬라.

상사의 숨은 의도를 파악하라

“문제의식이 확보되어야 지시자와 작성자 사이의 보고서 목적의 차이가 줄어든다!”

예상되는 답을 먼저 생각하라 “가설을 설정하면 보고서 작성 시간이 단축되고 명확한 결론을 이끌어낼 수 있다!”

가설을 먼저 설정하라

① 결론(예상되는 답)부터 생각하는 역순사고를 강화하라. ② 절대가설은 존재하지 않는다. 지속적으로 수정하고 검증하라. ③ 유사한 사실, 다양한 관점, 관찰을 통해 가설사고력을 높여라.

# 가상설정 키포인트

전략적으로 자료를 수집하고 활용하라 “자료수집은 흩어져 있는 자료를 긁어모으는 작업이 아니라 전략적 사고의 일환이다!”

# 무작정 한두 시간 동안 자료를 찾는 것은 시간낭비일 뿐만 아니라 아무런 소득도 얻을 수 없다.

# 자료수집을 위해 가장 먼저 해야 할 일은 가설을 증명하기 위해 필요한 사항을 정리하는 것이다.

① 가설을 기반으로 필요한 정보를 정의하고 구체적인 수집계획을 세워라. ② 동일하거나 유사한 자료라도 객관성을 확보할 수 있는 자료를 수집하라. ③ 현장이나 고객을 직접 찾아가서 필요한 자료를 수집하라.

# MECE를 통해 사고의 기본을 이해하라 “MECE하게 분류하면 생각을 정리할 수 있고 생각의 속도도 높일 수 있다!”

# ‘MECE’, 흔히 ‘미시’라고 부르는 것이다. MECE는 ‘Mutually Exclusive Collectively Exhaustive’의 약자다. 어떤 것이 상호중복이 없고, 전체적으로 누락이 없다는 뜻이다. 보통 우리는 어떤 대상을 분류할 때 MECE하게 분류해야 한다고 말한다.

# 우리가 흔히 사용하는 MECE에는

과거/현재/미래, 질/양, 밖/안, 객관/주관, 단기/중기/장기, 개인/집단, 거시/미시 등이 있다. 이외에 4P(Product, Price, Place, Promotion), 3C(Customer, Competitor, Company) 등의 비즈니스 툴도 MECE로 볼 수 있다.

① 기존에 알고 있는 분류기준을 활용해 MECE하라. ② 다양한 기준으로 대상을 MECE하게 묶고 해체하라. ③ MECE에 묶여 새로운 관점을 볼 수 있는 기회를 놓치지 마라.

# 로직트리로 생각을 구체화하라

“로직트리를 그리면 어지러웠던 머릿속 생각을 쉽고 간단하게 정리할 수 있다!”

# 로직(Logic)과 트리(Tree)의 합성어인 로직트리는 생각을 정리하고 구체화하는 도구이다. 로직트리는 나뭇가지들이 뻗어나가는 모습과 흡사하며, 이 나뭇가지들의 관계는 논리적인 연계성을 갖고 있다.

# 로직트리의 세 가지 유형

크게 What트리, Why트리, How트리 등이 있다.

■ What트리

What트리는 어떤 대상을 구성요소로 분해하여 문제가 ‘어디’에 있는지를 파악할 때 사용한다. What트리에서 핵심은 구성요소들 간에 누락과 중복이 발생하지 않도록 하는 것이

■ Why트리 Why트리는 어떤 문제에 대한 원인을 찾을 때 사용한다. Why트리는 ‘왜’를 반복하면서 문제를 깊이 파고들어 구체적인 원인을 이끌어낸다.

■ How트리 How트리는 문제 해결책을 제시할 때 사용한다. ‘어떻게’에 초점을 맞추어 구체적인 해결책을 도출한다.

로직트리는 적게는 3단계, 많게는 5단계까지 세분화해야 한다.

각 가지별로 보통 세 개의 요소를 도출하는 것이 일반적이다.

① MECE를 활용해 각 단계를 세분화시켜 로직트리를 작성하라. ② 목적에 맞게 What트리, Why트리, How트리를 사용하라. ③ 로직트리는 3~5단계까지, 각 단계별 구성요소는 3개 내외로 도출하라.

# 5W3H를 활용해 보고서의 기본을 다져라

“5W3H는 보고서 작성 전과 후에 보고서 내용을 검토해볼 수 있는 좋은 도구이다!”

5W3H을 기획안에 적용할 경우 해당 기획안의 스토리가 된다. 간략하게 스토리를 만들어보자

# 이제 5W3H에 대해 알아보자.

5W3H는 What, Why, Who, When, Where, How, How Much, How Long을 말한다. 간단히 설명하자면,

What은 보고서의 주제와 해당 주제에 대한 내용이고,

Why는 보고서 작성의 목적이다. 보고 내용에 대한 배경과 목적이라고 보면 된다.

Who는 보고서에 기술된 내용을 누가 할 것인가를 말한다.

Who에는 실행자뿐만 아니라 해당 보고서의 내용이 누구(타깃)를 대상으로 하는지에 대한 사항도 포함된다.

When과 Where은 언제 어디서 보고서에 작성된 내용을 실행할 것인지에 대한 사항이다.

How는 어떤 방법을 통해 실행할 것인가이며,

How Much는 이에 소요되는 예산과 비용,

How Long은 구체적인 일정을 뜻한다.

이런 5W3H는 기획안을 작성할 때 주로 검토되지만, 실행계획을 담은 보고서라면 5W3H라는 관점에서 한 번쯤은 검토해야 한다.

① 문서의 스토리를 검토하기 위해 5W3H를 활용하라. ② 상사의 관심사항을 고려해 5W3H 중 집중할 사항을 공략하라. ③ 한정된 자원의 효율적 활용을 위해 How Much, How Long을 철저히 검토하라.

# SCQ로 핵심질문을 도출하라 “상황, 문제, 질문으로 보고서 스토리의 초석을 다질 수 있다!”

#‘프레임 설정하기’에서 핵심은 보고서의 틀이다. 보고서의 틀을 잡을 때 가장 중요한 것은 핵심질문을 도출하는 것이다. 그래야 전체적인 보고서의 틀을 만들어낼 수 있다.

이를 위해 기본적으로 알아야 하는 것이 SCQ이다. SCQ는 상황(Situation), 문제(Complication), 질문(Question)이다.

- 우리가 어떤 질문을 던지느냐에 따라 문제의 해결 방향, 즉 글의 전개 방향이 달라질 수 있다

SCQ는 글로벌 경영컨설팅사인 맥킨지의 여성 최초 컨설턴트 바바라 민토가 『논리의 기술(The Minto Pyramid Principle)』에서 제시한 방법이다. 바바라 민토는 글의 도입부는 기본적으로 스토리 형식을 취해야 한다고 말한다. 글을 보는 사람이 우선 글에 대한 기본 상황을 이해하고, 그 이후에 문제를 제시하고 이에 대한 핵심질문을 도출해야 한다. 글의 본문에서는 이 핵심질문에 대답한다.

# 도로시 리즈는 『질문의 7가지 힘』에서 “질문을 하면 답이 나온다, 질문은 생각을 자극한다, 질문에 답하면 스스로 설득이 된다”라고 말한다.

① 상황(S)과 문제(C)를 기반으로 핵심질문(Q)을 도출하라. ② SCQ를 통해 A(Answer)로 이어지도록 하라. ③ SCQ를 보고서의 전체적인 틀을 잡기 위한 첫걸음으로 활용하라.

# 보고서의 틀을 위한 스토리라인

“스토리라인을 통해 보고서가 말하고자 하는 바를 자연스럽게 전달할 수 있다!”

# 보고서 작성에서 스토리라인은 보고서의 윤곽(틀)과 그 윤곽을 구성하는 핵심 메시지의 흐름이라고 볼 수 있다

① 상황, 문제, 방안이라는 고전적 스토리라인을 활용하라. ② 이슈트리를 활용해 보고서의 핵심 메시지를 도출하라. ③ 핵심 메시지에 기반해 스토리라인을 완성하라.

# 보고서의 틀을 구체화하는 스토리보드 “스토리보드는 보고서 작성자가 말하고자 하는 바를 명확하게 보여줄 수 있다!”

# 피라미드 구조를 활용하라 “피라미드 구조로 논리의 기본 구조와 패턴을 익힐 수 있다!”

① 결론과 근거의 논리적 연계성을 기반으로 피라미드 구조를 설정하라. ② 상황에 따라 병렬형과 해설형 구조를 활용하라. ③ 논리적 연계성을 기반으로 자신만의 전개방식을 만들어라.

# 스토리라인과 수집한 자료를 결합시키는 작업이다

# 우리는 보고서 작성을 위해 자료와 정보를 수집한다.

그리고 수집된 자료에서 주요 사실(Key Finding)을 도출하고 이를 바탕으로 시사점을 도출한다.

보통 보고서 장표마다 이러한 시사점이 도출되며 이는 핵심 메시지의 기반이 된다.

시사점이 취합되면 보고서 주제에 대한 핵심이슈가 도출되고 이 이슈를 바탕으로 해결방안(결론)을 제시한다

① 자료의 출처 자체가 객관적인지 판단하라. ② 데이터를 해석할 때 과대 혹은 과소평가 하지 마라. ③ 데이터에 없는 내용을 메시지로 도출하지 마라.

# 한 장의 슬라이드에 하나의 메시지를 담아라 “One Slide, One Message로 보고서의 스토리를 정확하게 전달하자!”

# 좌우의 텍스트나 이미지 배치가 한쪽으로 쏠리지 않게 해야 한다. 또 사람의 시선 흐름에 따라 위에서 아래로, 좌에서 우로 흐름이 이어지도록 해야 한다. 마지막으로 슬라이드 하나에 너무 많은 것을 집어넣기보다는 어느 정도 여유를 두는 것이 좋다. 이러한 슬라이드 작성의 세 가지 원칙을 One Slide, One Message와 함께 기억해두면 더 좋은 보고서가 나올 수 있다

① 보고서 내용을 분해하여 하나의 메시지로 정리하라. ② 좌측은 현황, 우측은 시사점을 도출하라. ③ 보고서를 보는 사람 입장에서 내용을 정리하라.

① 명확한 단어를 사용하라. ② 불필요한 형용사나 부사를 사용하지 마라. ③ 사람에 따라 해석이 달라질 수 있는지를 파악하라.

# 문장은 짧게, 용어는 쉽게 써라

“간결한 문장과 쉬운 용어로 보고서를 쉽게 쓰자!”

# 전문용어는 의미를 풀어줘라

# 핵심 문장만 발췌하여 짧게 쓰기 위해서는 몇 가지를 검토해야 한다

첫 번째는 주어와 서술어가 일치하는가이다.
두 번째로 중복된 내용이 없는지를 확인한다 . 또한 ‘~에 따라서’, ‘~에 의하면’ 등을 연속해서 사용하지 않는다.
세 번째로 이중부정문이나 수동문을 사용하지 않도록 주의한다

BARS(Behavior Anchored Rating Scales, 행위 기준 평정척도) 하나의 역량에 대해 수준별로 행동지표를 설정하고 가장 유사한 행동지표를 선택하여 자신의 역량 수준을 진단.

# 이처럼 보고서에서는 문장이나 단어 사용이 중요하다. 더 강조할 필요 없이 조지 오웰의 『나는 왜 쓰는가: 조지오웰 에세이』에 나온

글쓰기 원칙 6가지를 한번 읽어보면 글쓰기에서 무엇이 정말 중요한지 다시 생각해볼 수 있을 것이다. 1. 익히 봐왔던 비유는 절대 사용하지 않는다. 2. 짧은 단어를 쓸 수 있을 때는 절대 긴 단어를 쓰지 않는다. 3. 빼도 지장이 없는 단어가 있을 경우에는 반드시 뺀다. 4. 능동태를 쓸 수 있는데도 수동태를 쓰는 일은 절대 없도록 한다. 5. 외래어나 과학용어나 전문용어는 그에 대응하는 일상어가 있다면 절대 쓰지 않는다. 6. 너무 황당한 표현을 하게 되느니 차라리 위의 원칙을 깬다.

① 쉼표를 자주 사용하여 문장을 늘리지 마라. ② 불필요한 수식어를 배제하라. ③ 되도록 전문용어를 쉽게 풀어써라.

# 최대한 수치화하라 “수치로 표현할 수 있다면 가능한 한 수치로 표현해 이해도를 높이자!”

# 과도한 텍스트보다 차트나 도형을 활용하라 “차트, 도형 등 시각화를 통해 보고서에서 말하고자 하는 바를 한눈에 들어오도록 하자!”

#보고서 의 완결성을 높이기 위해 검토할 사항

# 거버닝 메시지나 본문 내용 등에 들어가는 글꼴이나 글자 크기가 일관되었는지를 검토해야 한다

# 두 번째로 줄 간격/띄어쓰기, 줄 맞추기에 대한 사항이다. 줄 간격이나 띄어쓰기를 제대로 해야 보고서를 보는 사람이 내용을 오해하지 않고 편하게 볼 수 있다. 특히 줄 맞추기가 제대로 되어 있지 않으면 보고서가 전반적으로 깔끔해 보이지 않는다.

# 세 번째로 오탈자, 용어통일에 대한 사항이다. 오탈자는 대부분의 사람들이 잘 찾아내지만, 동일한 용어를 다른 형태로 사용하는 것은 간과하기 쉽다. 예를 들어, ‘스마트카’를 한글로 계속 써오다가 영어로 ‘Smart Car’로 쓰는 경우가 종종 발생한다.

# TPO는 시간(Time), 장소(Place), 상황(occasion)을 의미한다

TPO를 고려해 내용을 전달하라 “시간, 장소, 상황을 고려해 발표의 전달력과 효과성을 높이자!”

#참석자 의 이해수준이다. 참석자의 이해수준이 낮으면 본격적으로 본론에 들어가기 전 ‘Why’에 대한 사항에 일정부분 할애할 필요가 있다. 반면, 이해수준이 높으면, ‘What’ 혹은 ‘How’에 중점을 둬야 한다. 발표자가 경영진이라고 해서 모든 것을 다 알고 있을 거라고 생각하면 안 된다. 경영진이 유사한 보고를 받았더라도 바쁜 일상 속에서 해당 내용에 대한 이해수준은 낮을 수 있기 때문이다. 이를 위해 사전에 이해수준을 파악하는 작업이 필요하다.

# 1페이지 보고서로 상사의 마음을 사로잡아라

“1페이지 보고서를 활용해 핵심 메시지만 전달하자!”

① 내용을 단순히 요약하지 말고 핵심 메시지를 파악하라. ② 문제나 해결방안에 초점을 두어 1페이지를 작성하라. ③ 1페이지를 뒷받침하는 근거(별첨)를 확보하라.

예상질문 리스트를 만들어 대응하라 “보고 전에 예상질문 리스트를 작성하여 유종의 미를 거두자!”

① 보고 전에 사전검토를 통해 예상질문을 만들어라. ② 상사의 스타일을 파악하고 예상질문을 만들어라. ③ 보고 유형에 맞는 예상질문을 만들어라.

나만의 관점과 콘셉트로 차별화하라

고수의 보고서에는 특별한 것이 있다

일한 팩트를 가지고 다른 관점으로 해석한 것이다. 이러한 관점의 차이는 결국 보고서의 차별화를 자연스럽게 가져온다.

다독다작을 통한 나만의 보고서 작성 훈련법

읽고, 쓰고, 검토하라

어떤 보고서를 읽어야 그런 감이 생길까

가장 먼저 국내 주요 경제연구소의 보고서이다. 삼성경제연구소, LG경제연구소, 현대경제연구원 등의 보고서는 최신 비즈니스 이슈를 다루고 있을 뿐만 아니라 보고서의 전개가 논리적이다. 각 연구소의 보고서를 지속적으로 읽다 보면 자신이 말하고자 하는 바를 쉽게 요약하여 전달할 수 있다. 또한 최신 이슈를 파악하여 보고서 내용 자체도 참신하게 만들 수 있다

두 번째로 정부기관이나 연구소의 보고서이다. 정부기관이나 연구소의 보고서는 경제연구원과 마찬가지로 각 기관이 담당하고 있는 분야의 최신 내용을 다루고 있다. 이와 함께 정부기관에서 나오는 보도자료나 업무추진계획을 볼 필요가 있다.

정부 기관의 자료들은 보고서의 형식 또한 일반 기업만큼이나 잘 되어 있다

쓰기

쓰기 연습은 자신의 일상을 적는 쉬운 것에서부터 시작한다.

자신이 하루 동안 겪은 일 중 가장 기억에 남는 내용을 바탕으로 글을 쓴다

두 번째는 자신의 생각을 단순히 정리하는 것에서 한 단계 더 나아가 다른 사람의 생각을 정리해보고 느낀 점을 기술해보는 것이다. 가장 효과적인 방법은 ‘서평’이다. 서평의 효과는 크게 두 가지 관점에서 볼 수 있다. 하나는 일단 독서를 통한 새로운 지식의 습득이다. 다른 하나는 생각정리 연습이다

서평 외에 보고서 요약을 하는 것도 하나의 방법이다

검토하기

잘된 보고서를 보면서 몇 가지 사항을 검토한다. 첫째는 전체 스토리라인, 즉 목차 구성이 어떻게 되었는지를 일단 본다. 보고서 작성자가 왜 그러한 스토리라인을 잡았는지를 생각해본다. 둘째는 보고서의 거버닝 메시지부터 시작해 표나 그래프, 시사점 등이 어떤 식으로 도출되었는지 검토한다. 그래서 거버닝 메시지와 세부 내용들 간의 논리적 연계성을 살펴본다. 이런 식으로 하나씩 검토하다 보면 나는 앞으로 어떻게 보고서 작성을 해야 하는지를 알 수 있다.

이 책을 마무리하며 몇 가지를 강조하고 싶다. 첫 번째, 보고서 작성은 문서작성이 아니다. 에세이나 수필처럼 나의 생각이나 느낌을 적기만 하면 되는 것이 아니다. 내가 생각한 것만 적는다면, 보고서 작성은 어려운 것이 아닐 수도 있다. 적는 것 자체는 어려운 것이 아니기 때문이다. 하지만 내가 생각한 것에 대한 명확한 근거, 스토리, 콘셉트 등을 필요로 한다. 즉, 단순한 글쓰기가 아닌 것이다. 두 번째, 보고서 작성은 보고를 위한 것이다. 보고 받는 사람이 있다는 것은 마지막 장에서도 말했듯이 내가 말하고자 하는 것이 상대방이 듣기 원하는 것과 일치해야 한다. 불일치했을 때, 보고받는 사람은 자신이 의도한 혹은 생각한 바가 아니기 때문에 머릿속에서 새로운 그림을 그려야 되거나 혼란에 빠질 수 있다. 그렇게 되면 보고서 작성자와 지시자 모두 스트레스를 받을 수밖에 없다. 세 번째, 보고서는 결국 실행을 위한 토대이다. 아무리 잘된 보고서라도 실행으로 이어지는 내용이 없다면, 그 보고서는 보고서 자체로서의 역할만 했을 뿐 진정한 가치를 제시하지 못한 것이다. 어떤 내용이더라도 그 보고서를 통해 보고받는 사람이 어떤 행동으로 이어질 수 있도록 하는 것이 필요하다. 논리적 근거가 필요한 이유도 그런 것이다. 실행으로 이어지려면 왜 그것을 해야 하는지에 대한 근거가 필요하기 때문이다.

가. 로직트리의 개념도